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如何管理保密柜中的文件?这四点要注意!

时间:2020-01-06 14:54:53 点击:1301 次 来源:洛阳市汇云科技有限公司
  现在很多企业或者是单位为了重要文件的安全性,都已经不再使用普通的文件柜了,都用上了安全性更高一些的保密柜了,这样也是为了防止信息泄露,从而起到保护的作用,但是在使用的时候管理方法不当的话,还是会不方便的,那么我们应该怎样管理保密柜呢?保密柜中的文件应该怎样使用才更加安全呢?今天汇云小编就来跟大家聊一聊如何管理保密柜中的文件,下面就一起来看看吧!

  一、文件信息要求


  1、管理保密柜文件的工作人员,在起草文件的时候,应该做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式,做到适时、贴切。

  2、各种文件在下发之前要经总经理审阅,文件下发时要迅速、及时,并做好下发记录。
保密柜
  3、若是一些需要回收的表格和文件,还要做好事后的回收工作。文件下发后要及时进行整理存档。

  4、对于回收的资料也要及时整理存档。有限定发放范围的文件,要注意做好相关的保密工作。文件资料管理文件资料在收发借阅存档销毁各环节中,应严格登记。

  二、文件查阅要求


  1、查阅文件应该在指定地点进行并在指定期限内按时归还,借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行,同时办理档案资料借阅手续。

  2、所有文件资料均要定期清查,借出的文件资料要在指定期限内归还,若发现丢失的要及时追查处理,并且及时采取补救措施。

  3、关于一些比较绝密的文件资料要在主管的监督下进行核对,必须做到物单相符。

  5、借阅的文件资料未经领导批准,不得随意扩大阅读范围,否则将进行严肃处理,同时机密、绝密类文件资料如需复制和摘抄,必须经总经理批示。

  三、文件管理安全措施


  1、收发传递和外出携带绝密类文件时,应由指定人员负责,并采取必要的安全措施。

  2、对各类文档资料应指定其存档期限,以便及时清理。

  3、在部门主管安排、监督下,定期对退档资料进行销毁,并且及时在文档目录上做出更改,确保现有文档资料与目录清单一致。

  4、保密柜中的资料应保持干净、整洁、明了,各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录,对有价值的文档要及时备份并做好保密工作,若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密,从而给公司带来损失的,视情节轻重予以责任人相应的处罚。

  5、文件资料负责人对所有保存文件要按顺序分类存放,同时做出相对应的文件目录清单,如果有新资料入档,必须在文件目录中及时添加。

  四、管理人员离职交接

保密柜
  1、若文件负责人离职时,须按文件目录清单做好工作交接,按照文件目录清单与现存文件核对,如果出现物单不符,给公司造成损失的,视情节轻重予以责任人相应处罚。

  2、新接管文件管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文件,继续做好文件的保存、保密工作,并及时对文件进行更新、备案。

  3、另要注意对保密柜的密码进行修改,这样一来是方便新的管理人员管理,也可以防止出现安全问题。

  以上就是如何管理保密柜中的文件的全部内容,保密柜虽安全性高,但时还是需要进行管理的,只有管理得好,安全性才会更高一些,要想安全性更高,可以定期的进行密码更换,另注意密码不能随意透露,今天汇云小编的分享就是这些了,大家如果有什么疑问可以进行留言或者是电话咨询,汇云欢迎您的咨询与留言!

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